転職:意外と知らない「事務職」向いている人 いない人【電話対応編】

事務職

転職:意外と知らない「事務職」向いている人 いない人【電話対応編】

こんにちは!リョーコユビ(@ryokoyuvi)です。

今回は 「転職したい人へ:意外と知らない「事務職」

【電話対応編】」

というテーマです。

【この記事でわかること】

○事務ってラク?
○電話応対 あなたは大丈夫?
○事務職 向いている人 いない人
○それでも事務にこだわるなら

事務職への転職を希望する人は、

介護が入って、シフト勤務
を続けるのはむずかしい・・・

結果出ないし、
もう、外回りの営業職は無理・・・

いままで、体力重視の

仕事だったけど、

年齢的にキビシイ・・・

などの理由が想定されますね。

そんなあなたが、まず考えるのが

未経験だけど、事務職に転職したい!!!

だと思います。

気持ちはすごーくよくわかります。

なぜなら

【事務職のメリット】
○勤務日、勤務時間がきまっている
○快適な事務所の中で、椅子にすわったままの作業(肉体的に楽)
○ひととおり覚えてしまえば、あとはルーティンワーク
                   ほか
 
だいたいこんなところでしょうか。
 
あとで説明しますが、それらはすべて勝手につくりあげられた「イメージ」です!!!
 
私は今は専門職ですが、
 
かつて、30年近く「事務職の人」でした。
 
そんな私が、今回ちょっと厳しめに「事務職」について
 
徹底解説します。
 
ではまいりましょう!
 

ぶっちゃけ、「事務なんて楽でしょ」と思ってませんか?

会社によりますが。

どこまでを誰にやってもらうか、は企業によってまちまち。

なので、例として、事務経験30年の私が経験してきた

業務を一部、書いてみます。

○社長のお昼ごはんを買いに行く
○来客のお茶出し(もちろん、使うグラスも、飲み物も夏冬でルールがちがう)
○トイレそうじ
○××市から▲▲県まで■■を届けにいく

あるていど規模が大きい会社だと、トイレ掃除などは

業者さんが入っていますが

ちいさい所だと、職員がやります。

もちろん、毎日の事務的仕事(データ入力、電話応対、ファイリング・・・)

をやりながら、が前提です。

さて、今回は中でも「電話対応」について深ぼりしたいと思います。

電話応対 あなたは大丈夫?

電話?

内容きいて、取り次ぐか
メモ渡すだけでしょ

そう思っている、事務職未経験の方、必見です。

では例題です。

あなたが書いた電話メモ☟

○○さんへ                          △△(あなたの名前)受け

×月×日、×時
○○商事 ■■様よりTELあり。
※※の件で折り返しTELほしいとのこと。

 

どうでしょうか?

一見、非の打ち所がない、というか

「これ以上何を書けと言うんだ」

というメモですよね。

でも現実の会社ではこんなこと☟が起こります。

席をはずしていた○○さんが戻ってきてメモを見ます。

そして、あなたに質問してきます。

「■■さんて、男?女?」
「機嫌よかった?不機嫌だった?」
「※※の件て書いてあるけど、昨日話した▲▲の日程が決定したって事で
いいんだよね?」

男か女か、機嫌がどうか、はともかく

「※※の件て書いてあるけど、昨日話した▲▲の日程が決定したって事で
いいんだよね?」

については、

あなたは「知らんがな。それを確認するのがアンタの仕事でしょ」

と心の中でツッコむことでしょう。

でも現実には、こうやって聞き返してくる人は存在します。

その時あなたはどう答えますか?

「そこまで聞いてませんよ。ていうか、言われてないし。折り返して■■さんに聞いてくださいよ」

と言えますか?

○○さんは、あなたに意地悪をしているわけではないです(たぶん)。

おそらく時間短縮したいんです。

「※※の件で▲▲の日程が決定したよ」

が確実であれば、折り返して

「さきほどのお電話の件、承知しました」

で済みます。

が、そこがあやふやだと

「うーん。※※の件っていっても色々あるんだが・・・」

となりますよね。

なのでこの場合の正解は(というか、私だったら)

○○さんにメモについて質問された時、

「すみません。(不慣れなもので)、詳しい内容まではお聞きしていません。
申し訳ありませんが、■■様に電話して頂いて、内容について
再度確認していただけると助かります」
 

こう言うしかないでしょう。

心の中で(だって■■さんが※※の件で折り返しって言ったから

その通りに書いただけなのに!!!)

と思ったとしても、です。

もちろん、こんな面倒くさい人ばかりではありませんが、

事務の仕事で、電話対応をするということは、

こういう事なのです。

事務職 向いている人・向いていない人

事務職は「自由度」が低いです。

決められた仕事を
決められた時間内に
毎日同じメンバーと
正確に
ていねいに
ミスなく終わらせる
 
これがすべてです。
 
画期的なアイデアとか、売り上げを格段に
 
のばす秘策などは求められていません。
 
あくまでもたとえば、ですが、
 

いつもありがとうね。

こんなふうに感謝されたり、
 

せんせい、だーいすき!!!

こんなふうに子どもが言ってくれたりしません。

 
すべてが「できて当たり前」の世界です。
 
 
例のウイルスの影響で、専門的な仕事から
 
事務職への転職を希望している人が多くなりました。
 
未経験からの転職にチャレンジすることを否定はしませんが
 
自分のスキル&現実をもっとよく見るべきです。
 
そして、事務職って、けっこう「向き不向き」があります。
 
いちばん向いていない人は、
 
パソコンが出来ない人でも、電話応対が苦手な人でもありません。
 
どんな人かというと
 
仕事の優先順位がわからない人
 
です。
 
ピンとこない方のために、例で説明します。
 
○○さんは5人の事務チームでA、B、Cという業務を担当している。

 

○○さんはその日も朝からAの業務を行っていた。

すると、月末だったこともあり急にDという業務が入ってきた。

その業務は全員でやらないと終わらないくらい、大量の業務だ。

他の4人は自分の業務をいったんやめて、D業務にはいった。

でも○○さんは自分のA業務を続けていた

事務チームのリーダーに「A業務は、Dが終わったらみんなで手伝うから

先にDをやって」と言われ、○○さんはD業務を行った。

次の月も、次の月も○○さんは同じだった。

○○さんに悪気はなかった。

センスがないのだ。

○○さんは1年後、パート契約を打ち切られた。

 
 
これを読んで、
 

え?○○さんは自分の
仕事をしていただけでしょ?
何が悪いの?

と思ったあなたは事務職のセンスがありません。
 
まず「言われないとできない。言われたことしかできない」
 
は事務職ではNGです。(ほかの仕事でもそうかも)
 
そして、「今、何がいちばん優先される業務か」
 
を即座に判断できる瞬発力が必要なのです。
 
自分が、どんなに面倒くさく、早く片付けて
 
しまいたい業務を抱えていても、
 
手を止めて、最優先業務をやらなければ
 
なりません。

 

くわえて、専門的なスキルがある派遣社員

 

などは別ですが、

 
一般事務、と言われる仕事で採用されたら、
 
○言われなくてもコピー用紙を補充しておく
○メモ紙が少なくなったら切っておく
○シュレッダーのゴミ捨てなどは積極的にやる

 

この程度は常識です。

 
その上でパソコンスキル、事務スキル、電話スキルなどが
 
乗っかってきます。
 
はたして、事務職未経験の人が、ここまでたどり着くのに、
 
どのくらいかかるでしょうか?
 
 
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それでも事務職にこだわるなら

 
私とて、鬼ではないのでw
 
方法はあります!!!
 

方法1 短期アルバイト・パート

 
みんな生活がありますから、どうしても「正社員ねらい」
 
になりがちです。
 
自分が経営者、あるいは採用担当者だったとして、
 
未経験で、スキルもそんなにない人を正社員として採用しますか?
 
新卒ならともかく、30歳、40歳・・・キビシイですよね。
 
なので、ここは割り切って
 
「短期アルバイト・パート」として入社。

 

短期なら、採用基準もゆるめですから、入りやすいでしょう。

 
3か月以上なら履歴書に書けます。

 

入った会社で、電話、事務スキル、PCなどをある程度経験。

 

そのあと、正社員にチャレンジしてはどうでしょうか。
 
 

方法2 コールセンター

いちばんてっとり早いのがコレです。
 
コールセンターは一応「事務職」として分類わけされています。
 
「はじめての事務職ならコールセンターがおススメ」
 
とうたっている派遣会社はたくさんあります。

とはいえ、「コールセンター」こそ「向き不向き」

がとてもはっきりしているお仕事。

くわしくは過去ブログで☟

 

私はコールセンターに「向いていない人」でしたが

 

やってみて「向いている人」なら

 

仕事はえらび放題。

 
いくらでもあります!
 
(不採用になることもあります。念のため)

 

コールセンターで修行して「電話応対には自信があります!!」

 
と売り込むこともできます。
 
電話応対が多い会社なら、採用されやすいかもしれません。
 
 
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方法3 ハローワークを利用する

 
ハローワークで無料の「求職者支援訓練」制度を利用する
 
こともできます。
 
 
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10万円の給付金+無料の職業訓練+就職サポートってすごくないですか?
 
都道府県によって違うので、確認してみてくださいね!
 
 
 
 

方法4 転職・求人サイトを利用する

 

 
 
 
 
 
登録&サービスは無料です!!!
 
あちらはプロですから、相談に乗ってくれるでしょう!!!
 
 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

例のウイルスの影響で、

 

転職を希望する人が増えています。

 

事務職は人気ですが、

 
そのぶん倍率が高いです。
 
きっちり戦略をたてて転職しましょう。
 
この記事が参考になれば幸いです。
 
ではまた!
 
 
 
 

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